Gebze Teknik Üniversitesi (GTÜ), kamu kaynaklarının daha etkin kullanımı için yenilikçi bir dijital çözümü hayata geçirdi. “Envanter Takip Sistemi (ETS)” adı verilen bu yazılım, üniversite bünyesindeki birimlerde kullanılmayan veya ihtiyaç fazlası durumdaki envanterlerin diğer birimlerin hizmetine sunulmasını kolaylaştırıyor. GTÜ Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından geliştirilen sistem, sadece tasarruf sağlamayı değil, aynı zamanda şeffaflığı ve hız kazandırmayı da hedefliyor.
Artık, birimde kullanılmayan bir masa, sandalye ya da ekipman, kolayca sisteme girilerek diğer birimlerin erişimine açılıyor. İhtiyacı olan birimler bu eşyaları ETS üzerinden talep edebiliyor. Böylece hem gereksiz alımların önüne geçiliyor hem de eldeki kaynaklar maksimum verimle kullanılıyor.
Kullanılmayan Eşyalar Yeniden Değer Kazanıyor
ETS sayesinde, üniversite içinde atıl durumda kalan eşyalar yeniden işlev kazanıyor. Birim Envanter Sorumluları tarafından sisteme kaydedilen ihtiyaç fazlası malzemeler, tüm üniversite birimleri tarafından merkezi bir platformda görüntülenebiliyor. Bu da, ihtiyacı olan birimlerin yeni alım yapmak yerine önce mevcut fazlalıkları değerlendirmesine olanak tanıyor.
Sisteme yalnızca yetkilendirilmiş personel erişebiliyor. Eşya rezervasyonu ve teslimat süreci tamamen sistem üzerinden yürütülüyor. Böylece, envanter hareketleri kayıt altına alınarak hem şeffaflık sağlanıyor hem de olası karışıklıkların önüne geçiliyor.
Yeni Satın Alım Yerine İç Kaynak Kullanımı Teşvik Ediliyor
ETS’nin devreye girmesiyle birlikte GTÜ, yeni satın alımların önüne geçerek önce kendi içindeki kaynakları değerlendirme yolunu seçti. Üniversite yönetimi bu yaklaşımla hem kaynak israfını önlemeyi hem de bütçede ciddi oranda tasarruf sağlamayı hedefliyor.
Bu sistem, sadece ekonomik değil, aynı zamanda çevresel açıdan da önemli bir katkı sunuyor. Kullanılabilir durumdaki eşyaların tekrar kullanıma kazandırılması, atık oluşumunun önüne geçerek sürdürülebilirlik ilkelerine de hizmet ediyor.
Dijitalleşme, Şeffaflık ve Sürdürülebilirlik Bir Arada
GTÜ’nün geliştirdiği ETS, sadece teknik bir yazılım olmanın ötesine geçerek üniversitenin yönetim anlayışında da dönüşüme işaret ediyor. Şeffaflık, hesap verebilirlik ve sürdürülebilirlik gibi ilkelerle uyumlu çalışan sistem, kaynakların sorumlu şekilde kullanımını destekliyor.
Kamu kurumlarında benzer sistemlerin yaygınlaştırılması, kamu harcamalarının daha etkin planlanmasına önemli katkı sağlayabilir. GTÜ’nün bu adımı, dijitalleşmenin sadece teknolojiyle değil, aynı zamanda sorumlu yönetimle de ilgili olduğunu gösteriyor.